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Los impuestos para los trabajadores remotos pueden complicarse cuando su domicilio y su lugar de trabajo se encuentran en estados diferentes. Aunque tu oficina en casa sea tu base de operaciones diaria, no siempre determina dónde debes presentar tu declaración de impuestos. Tu lugar de residencia, tu lugar de trabajo y la ubicación de tu empleador pueden influir en las normas fiscales estatales.
Trabajar desde casa es ahora algo habitual en Estados Unidos. Un informe reveló que 131.000 empleados a tiempo completo trabajaron desde casa el año pasado, mientras que 281.000 utilizaron un modelo híbrido. Otra estimación indica que uno de cada cinco empleados trabaja a distancia. Estas cifras demuestran por qué las normas sobre la ubicación son importantes para muchas personas.
Los detalles pueden variar. Nueva York puede aplicar una norma de conveniencia a algunos empleados de otros estados, mientras que California generalmente tiene en cuenta el lugar donde se realiza el trabajo. Aprenda cómo se aplican las normas laborales interestatales. cuando tu trabajo abarca varios estados.
Esta guía explica lo que los empleados y contratistas deben saber sobre la declaración de ingresos, las posibles deducciones por oficina en casa y los pasos para presentar la declaración. Ofrece información general, no asesoramiento fiscal personalizado, para que pueda identificar las preguntas que deba consultar con un asesor calificado.
Entienda dónde se aplican los impuestos a los trabajadores remotos.
Tu situación fiscal comienza con dos lugares: donde vives y donde físicamente realizas tu trabajo. Un estado puede gravar los ingresos vinculados a cualquiera de los dos lugares, así que verifique ambos antes de presentar su declaración. Este es un primer paso útil para cualquier revisión fiscal relacionada con el trabajo remoto.
Comience con su lugar de residencia y lugar de trabajo.
Las normas estatales pueden variar. Según la lista citada, Florida, Nevada, Alaska, Washington, Texas, Wyoming y Tennessee no aplican impuesto sobre la renta personal. Sin embargo, otro estado podría gravar el salario en función de los días trabajados allí.
Por ejemplo, un residente de Texas empleado por una empresa de Luisiana podría no deber impuestos estatales sobre la renta si nunca trabaja en Luisiana. Sin embargo, los ingresos obtenidos mientras trabaja físicamente allí podrían estar sujetos a impuestos. Un residente de Luisiana que trabaja para una empresa de Texas generalmente debe pagar impuestos estatales sobre la renta en Luisiana sobre todos sus ingresos, aunque Texas no tenga impuesto sobre la renta personal.
Consulta las normas de ambos estados.
- Confirma si tu estado de residencia aplica impuestos sobre la renta.
- Verifique si los impuestos estatales del empleador se tramitan en otro lugar.
- Busque acuerdos de reciprocidad o un crédito que pueda limitar la superposición.
Según diversas fuentes, existen 30 acuerdos de reciprocidad en 16 estados y el Distrito de Columbia. Estas normas varían, por lo que conviene revisar la legislación de ambos estados. La ubicación de la oficina de su empleador por sí sola no determina necesariamente dónde debe pagar impuestos.
Determina tus obligaciones fiscales en el estado donde resides y donde trabajas.
Tu domicilio habitual puede no ser el único factor que determine tus obligaciones fiscales. Una estancia prolongada en otro lugar puede influir en qué estado te considera residente, incluso si mantienes tu domicilio principal en otro sitio.
Revisar las normas de residencia para estancias prolongadas.
Algunos estados pueden considerarte residente si pasas allí más de la mitad del año. Lleva un registro sencillo de dónde te alojas cada día. Las normas de residencia varían, así que no des por sentado que todos los estados utilizan el mismo criterio.
- Registra los días que pasaste en cada estado, incluyendo los viajes y las estancias temporales.
- Revise las leyes fiscales que se aplican a su situación de vivienda y trabajo.
- Guarda los documentos que respalden tu residencia y tus opciones de declaración de impuestos.
La residencia puede afectar a más cosas que solo los salarios. Un estado puede gravar tanto los ingresos por inversiones como los salarios de un empleador. Esto puede afectar su declaración de impuestos, incluso si su residencia habitual se encuentra en otro lugar. Los empleados y otras personas deben consultar las leyes de cada estado donde residan. Un asesor calificado puede ayudarle a comprender cómo la residencia afecta sus ingresos y su declaración de impuestos.
Compruebe si se aplica la regla de conveniencia del empleador.
Algunos estados pueden vincular el impuesto sobre la renta de un empleado a la ubicación del empleador, incluso cuando el empleado realiza el trabajo en otro lugar. Este enfoque se llama regla de conveniencia del empleadorPuede aplicarse cuando un empleado opta por trabajar desde casa en lugar de utilizar la oficina.
Vea cómo Nueva York y otros estados podrían gravar el trabajo remoto.
Una fuente menciona Nueva York, Connecticut, Delaware, Nebraska y Pensilvania. Otras fuentes también incluyen Arkansas, Massachusetts y Nueva Jersey. Las leyes y los exámenes varían, por lo que las listas podrían no coincidir.
Por ejemplo, un empleado de una empresa de Nueva York que reside en California podría enfrentar reclamaciones de impuestos sobre la renta de ambos estados. Un empleador de Arkansas también podría aplicar su normativa cuando un empleado trabaje de forma remota desde Georgia por elección propia.
Averigua si tu empleador te exige trabajar de forma remota.
El motivo para trabajar en otro lugar puede ser importante. Si el empleador exige esa configuración por motivos laborales, los registros pueden influir en la aplicación de la norma. Conserve las políticas escritas u otra prueba del requisito.
Antes de presentar su declaración, confirme las normas vigentes en cada estado correspondiente. Esto le ayudará a determinar si debe pagar impuestos sobre la renta en más de un estado.
Utilice acuerdos de reciprocidad y créditos fiscales para limitar la doble imposición.
Un trabajo en otro estado no siempre implica presentar dos declaraciones de impuestos. Algunos estados tienen acuerdos de reciprocidad que permiten a los empleados que cumplen los requisitos pagar el impuesto sobre la renta solo en el lugar donde residen. Según diversas fuentes, existen 30 acuerdos de este tipo en 16 estados y el Distrito de Columbia.
Verifique si existe un acuerdo entre los dos estados.
Michigan y Wisconsin ofrecen un ejemplo práctico. Un residente de Ann Arbor empleado por una empresa de Madison generalmente paga impuestos estatales sobre la renta solo a Michigan, según su convenio. Las normas varían, así que confirme que cumple con los requisitos y pregunte si su empleador necesita un formulario para aplicar la retención correcta.
Revise los créditos por impuestos sobre la renta pagados en otros lugares.
Cuando no existe un acuerdo aplicable, su estado de residencia puede ofrecer un crédito por los impuestos sobre la renta pagados a otro estado. Esto puede ayudar a reducir la doble imposición, pero el crédito no puede exceder el impuesto estatal sobre dicha renta. En algunos casos, la regla de conveniencia podría no dar derecho a un crédito compensatorio.
- Consulte los acuerdos aplicables.
- Revise las leyes tributarias de ambos estados.
- Confirme sus límites de crédito antes de presentar la solicitud.
No dé por sentado que un acuerdo o crédito se aplica automáticamente.
Antes de pagar impuestos, verifique las normas que se aplican a su situación con las agencias estatales o con un asesor calificado.
Asigna tus ingresos cuando trabajes en diferentes estados.
Cuando tu horario laboral abarca varios estados, la pregunta clave es cuántos días prestaste servicios en cada lugar. Muchos estados calculan los salarios en función de los días trabajados, por lo que los empleados con horarios híbridos podrían tener que dividir sus ingresos anuales. Esto puede influir en la declaración de impuestos de cada estado y en los ingresos declarados.
Realizar un seguimiento de cada lugar de trabajo a medida que se produce.
Mantén un calendario con las fechas de tus lugares de trabajo a lo largo del año. Anota los días que pasas en la oficina, los días que pasas en casa y cualquier viaje relacionado con el trabajo. Este registro te ayudará a justificar la distribución de tus ingresos si el estado te solicita información al respecto.
Por ejemplo, un empleado de una empresa de San Francisco que reside en Portland podría necesitar consultar las normas de California y Oregón. El trabajo realizado físicamente en el estado del empleador podría generar la obligación de presentar declaraciones de impuestos allí. El estado donde reside también podría gravar una mayor parte de sus ingresos.
Antes de calcular qué declarar, verifique si se aplica la reciprocidad. Esto puede cambiar dónde paga impuestos. Una revisión clara de los impuestos sobre el trabajo remoto puede ayudar a los empleados que trabajan a distancia a comprender sus obligaciones tributarias. Mantenga un registro de los días trabajados para justificar sus decisiones de declaración.
Conozca cómo su estatus de empleado o contratista afecta sus impuestos.
A la hora de determinar tus obligaciones fiscales, tu clasificación laboral es más importante que tu lugar de trabajo. El teletrabajo por sí solo no convierte a una persona en autónoma. Un empleado sigue siendo empleado, incluso cuando trabaja desde casa, mientras que un contratista dirige un negocio independiente a efectos fiscales.
Verifique la retención de nómina si usted es empleado.
Los empleados con formulario W-2 reciben recibos de pago que muestran las deducciones. Revíselos y actualice el formulario W-4 si su situación ha cambiado. Los empleadores informan los detalles de la nómina al IRS en el formulario 941 cada trimestre. Estos registros pueden ayudar a los empleados a detectar problemas con las retenciones antes de presentar su declaración.
Planifique sus impuestos como trabajador autónomo.
Un contratista independiente (formulario 1099) gestiona sus propias contribuciones al seguro social (FICA) y su seguro médico. Un contratista independiente puede adeudar el monto total del FICA, por lo que conviene reservar fondos para las obligaciones federales y estatales. La clasificación también influye en qué gastos o deducciones pueden ser elegibles.
“Confirme su clasificación antes de planificar sus pagos de impuestos laborales.”
Verifica los detalles de tu relación laboral, no solo lo que dice el contrato. Este paso ayuda a los trabajadores remotos a comprender sus obligaciones tributarias y a prepararse para los impuestos sobre la renta.
Reclama únicamente las deducciones por gastos de oficina en casa y de negocio para las que tengas derecho.
Un espacio de trabajo propio puede ayudarte a gestionar tu negocio, pero no garantiza la deducción fiscal. Las normas federales tratan de forma diferente a los empleados y a los trabajadores autónomos, así que comprueba si cumples los requisitos antes de solicitar la deducción.
Sepa qué costos pueden calificar
La Ley de Recortes Fiscales y Empleos eliminó la deducción federal por oficina en casa y la deducción por gastos comerciales no reembolsados para los empleados durante los años fiscales 2018 a 2025. Las normas pueden cambiar, por lo que debe consultar la normativa federal vigente para el año en que presente su declaración.
Los contratistas independientes pueden deducir los gastos comerciales que cumplan con los requisitos. También pueden optar a la deducción por oficina en casa si su espacio cumple con los requisitos aplicables. Por ejemplo, un contratista podría deducir la parte de la factura de internet que corresponde al uso comercial. Sin embargo, este gasto no es una deducción automática para todos los que trabajan desde casa.
- Guarde los recibos y facturas de los gastos reclamados.
- Registra cómo utilizas el espacio y el servicio de internet.
- Consulte las normas federales y estatales antes de presentar la solicitud.
“Un registro minucioso facilita la justificación de una deducción.”
Una buena contabilidad ayuda a los trabajadores a separar los gastos personales de los gastos empresariales. Ante cualquier duda, consulte con un asesor fiscal cualificado antes de declarar los gastos de oficina en casa u otros gastos en su declaración de impuestos.
Organice los formularios, registros y plazos de presentación de impuestos.
Un sistema de registro claro puede hacer que presentar la declaración de impuestos sea menos estresante. Dedique tiempo a reunir los documentos de todo el año antes de preparar sus declaraciones de impuestos federales o estatales. Guarde copias de los formularios, notas sobre el lugar de trabajo y recibos en una carpeta segura.
Reúna los comprobantes de pago, los formularios de contratistas y los documentos fiscales estatales.
Reúna los formularios W-2, los formularios 1099 y los documentos estatales. Incluya los registros que respalden los ingresos declarados, los lugares de trabajo y los gastos elegibles. Esta información le ayudará a preparar declaraciones precisas y a confirmar dónde debe pagar impuestos.
- Compare las retenciones de su recibo de nómina con los detalles de su formulario W-4.
- Señale cualquier discrepancia con la nómina antes de presentar la solicitud.
- Guarda los recibos y los registros de ubicación junto con tus documentos fiscales.
Los empleadores utilizan el Formulario 941 del IRS para la declaración trimestral de nóminas. Sus instrucciones explican las obligaciones y excepciones del empleador. Los empleados pueden consultar sus recibos de pago para revisar las retenciones, pero el Formulario 941 generalmente es un registro del empleador.
Consulte los plazos de presentación de documentos federales y estatales y las normas de prórroga.
Trabajar en varios estados puede implicar presentar más de una declaración. Consulte las leyes vigentes de cada estado, las fechas límite y las normas de prórroga. Una prórroga puede darle más tiempo para presentar su declaración de impuestos, pero generalmente no extiende el plazo para pagar el impuesto sobre la renta.
Informe los cambios de domicilio y revise las leyes tributarias estatales vigentes.
Informe a su empleador de inmediato cuando cambie su domicilio o lugar de trabajo habitual. Las normas locales pueden variar entre estados, afectando las retenciones y el lugar donde se deben pagar los impuestos. Los empleados también deben preguntar si el cambio afecta las horas extras o los días libres remunerados.
Es posible que los empleadores deban registrarse ante las agencias tributarias de cada estado donde tengan personal y responsabilidades de nómina. Por ejemplo, una empresa de Charlotte con empleados en Atlanta podría tener que registrarse ante los Departamentos de Ingresos de Georgia y Carolina del Norte. Esto puede implicar trámites adicionales en ambos estados.
Tras una mudanza o una estancia prolongada, revise la legislación estatal vigente. Los cambios en las normas laborales pueden afectar a las retenciones, las horas extras y las vacaciones pagadas. Mantenga un registro de cada lugar donde se aloje y las fechas en que trabaje allí, especialmente si trabaja a distancia.
Las estancias internacionales añaden otra complejidad. Muchos países utilizan 183 días como referencia para determinar la residencia fiscal, pero cada ley es diferente. La exclusión de ingresos obtenidos en el extranjero en 2024 fue de 126.500 T, y la elegibilidad tiene requisitos adicionales. Los trabajadores en el extranjero deben buscar asesoramiento especializado antes de presentar su declaración de impuestos o asumir que pueden acogerse a la exclusión.
Conclusión
Tu domicilio, el lugar donde trabajas y la ubicación de tu empleador pueden influir en tus obligaciones fiscales estatales. En Nueva York y otras jurisdicciones que aplican la regla de la conveniencia, el trabajo remoto puede tratarse de manera diferente según si el empleador exige esa configuración o si el usuario la elige.
Antes de preparar su declaración de impuestos, verifique si existen acuerdos de reciprocidad o créditos fiscales, y lleve un registro detallado de sus días de trabajo. Estos pasos le ayudarán a declarar sus ingresos correctamente. Las obligaciones de retención de impuestos de un empleado difieren de las de un contratista (FICA) y de las posibles deducciones comerciales. Revise su formulario W-2 o 1099 para confirmar su clasificación.
Para cuestiones transfronterizas o internacionales, consulte con un profesional fiscal cualificado. Las normas cambian, así que verifique las directrices vigentes para cada lugar relacionado con su trabajo antes de presentar la solicitud.
