¿Está seguro de dónde se grava realmente su salario cuando divide sus días entre lugares?

Las configuraciones remotas e híbridas se mantuvieron altas después de 2020. En agosto de 2024, WFH Research descubrió que 12% de empleados a tiempo completo trabajaban a distancia y 27% en modalidad híbrida. Esta combinación ha generado una disparidad de enfoques estatales y trampas diarias para el pago y las retenciones.

El AICPA señala que no existe una única solución federal; «los 50 estados tienen 50 ideas diferentes». Por lo general, su estado de residencia puede gravar el 100% de sus ingresos, mientras que otro estado puede gravar solo los días que trabaja físicamente allí.

Este artículo ofrece una guía clara, paso a paso. Para que sepa cuándo comienzan las presentaciones de impuestos de no residentes, cómo reducir la doble imposición y qué significan las normas de conveniencia del empleador para lugares como Nueva York.

¿Estás listo para aprender las acciones simples que debes tomar este año para alinear la retención y evitar sorpresas?

Por qué los impuestos sobre el trabajo remoto resultan confusos en estos momentos

Navegar por más de 50 sistemas estatales diferentes hace que determinar dónde se grava su salario parezca una mera conjetura.

Los estados establecen definiciones de residencia, origen y crédito de forma diferente. Su estado de residencia puede gravar sus ingresos internacionales, mientras que otros estados suelen gravar solo los días de presencia física.

El resultado es fricción tanto para usted como para su empleador. Los horarios híbridos, los días de viaje y las excepciones por conveniencia del empleador pueden cambiar los resultados. Los cambios en las políticas posteriores a la COVID-19 aportaron soluciones temporales que varían según el lugar y el momento.

• Se enfrenta a más de 50 sistemas distintos porque cada estado trata la residencia y la obtención de fuentes de manera diferente.
• La presencia física generalmente determina quién grava las ganancias, pero pueden aplicarse excepciones según la ubicación del empleador.
• La reciprocidad y los créditos a residentes ayudan en algunos emparejamientos, pero muchas situaciones aún corren el riesgo de una doble retención.

Recopilar información clara, mapear dónde pasó los días y alinear las retenciones o los pagos estimados reducirá la confusión al momento de presentar la declaración.

Su lista de verificación paso a paso para cumplir con las normas este año

Comience este año marcando en un mapa cada dirección y día del calendario que afecte dónde debe dinero. Esa lista es la base para decidir si presenta su declaración como residente o no residente y qué formularios necesita.

Confirme dónde vive, trabaja y pasa el tiempo

Indique su residencia principal y cada lugar donde desempeñó funciones. Anote los días aproximados en cada lugar para ver qué leyes estatales se aplican.

Identificar los estados de presentación, formularios y fechas límite

Consulta qué estados requieren la declaración de residentes y cuáles la de no residentes. Agrega las declaraciones municipales o locales si corresponde y marca las fechas límite en tu calendario.

Alinee la retención del empleador con sus ubicaciones

Solicite al departamento de nómina que actualice las retenciones para que reflejen sus ubicaciones reales. Si es necesario, ajuste los pagos estimados para no adeudar un saldo elevado al momento de la declaración.

Registrar días y conservar documentación

Utilice un calendario, recibos y registros de VPN/IP para documentar su presencia. Conserve comprobantes de cambios de domicilio: licencia, registro de votante, contrato de arrendamiento y cuentas bancarias.

Decidir sobre créditos vs. exclusiones para ingresos internacionales

Si trabajó en el extranjero, compare la exclusión por ingresos obtenidos en el extranjero con los créditos fiscales extranjeros. La exclusión requiere el requisito de residencia de buena fe o presencia física, además de un domicilio fiscal en el extranjero.

“Empiece temprano, documente todo y revise su plan cada trimestre para evitar sorpresas”.

1. Enumere la residencia y todas las ubicaciones con días.
2. Identifique los estados de presentación y las fechas límite de los formularios requeridos.
3. Actualice las retenciones del empleador y los pagos estimados.
4. Realice un seguimiento de los comprobantes y conserve los formularios W-2, 1099 y estatales.

Cómo funciona el impuesto estatal sobre la renta cuando vives y trabajas en el mismo estado

Cuando su hogar y su trabajo se encuentran en el mismo estado, la presentación de la declaración suele ser sencilla.

Su estado de residencia generalmente grava el 100% de sus ingresos. Esto significa que usted presenta una declaración de residente y declara todas sus ganancias en ese único estado, a menos que también haya desempeñado funciones en otro lugar durante el año.

La retención es más sencilla cuando la dirección y el lugar de trabajo coinciden, pero aún pueden aplicarse gravámenes locales. Asegúrese de que la nómina incluya su domicilio actual para que la retención estatal y los límites de la ciudad o condado sean correctos.

• Presentar una declaración de residente único e informar todos los ingresos a ese estado.
• Por lo general, no necesitará una declaración de no residente a menos que haya trabajado en otro estado durante parte del año.
• Conserve los talones de pago y su W-2 para verificar las retenciones estatales y locales al momento de presentar la declaración.
• Esté atento a los viajes de negocios o asignaciones temporales que podrían crear una pequeña obligación de no residente en otro lugar.

“Confirme las direcciones en la nómina con anticipación para evitar retenciones innecesarias de otros estados”.

Cuando vives en un estado y trabajas para un empleador fuera del estado

Si su residencia principal está separada de la oficina de su empleador, debe realizar un seguimiento de dónde y cuándo realiza tareas.

Si trabaja de forma remota según el formulario 100% y nunca ha estado en otro estado, generalmente solo presenta su declaración en su estado de residencia. Se pueden aplicar excepciones cuando se aplica el criterio de conveniencia del empleador.

Cuando usted visita la oficina de su empleador, esos días suelen imputarse a ese estado. Esto a menudo implica presentar allí una declaración de no residente por los ingresos obtenidos en esos días.

Su declaración de residente todavía informa todos los ingresos. Luego, solicita un crédito en su declaración de residencia por los impuestos pagados al otro estado para reducir la doble imposición.

1. Mantenga un registro diario de dónde trabajó, incluidas las visitas a la oficina.
2. Pídale al Departamento de Recursos Humanos que retenga la información de su estado de residencia y agregue el estado del empleador cuando sea necesario.
3. Verifique la reciprocidad; si es elegible, presente la exención para que solo su estado de origen retenga.

“Registre los días, actualice las retenciones y guarde comprobantes de cualquier movimiento a mitad de año”.

Estados sin impuesto sobre la renta y lo que eso significa para usted

En la actualidad, nueve estados no gravan los ingresos salariales, y esa condición puede simplificar las presentaciones si usted realmente vive y gana sólo allí.

La lista incluye Alaska, Florida, Nevada, Nueva Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming.

Si vive y trabaja solo en uno de estos estados, generalmente presenta solo declaraciones federales. Es posible que se apliquen programas locales o gravámenes sobre la nómina, así que consulte con su empleador.

Históricamente, New Hampshire y Tennessee gravaban los intereses y dividendos, pero esos gravámenes se eliminarán por completo para 2025. Ese cambio reduce la complejidad no salarial para los residentes.

• Si usted desempeña funciones físicamente en un estado sujeto a impuestosEs posible que necesite una declaración de no residente por los días que pasó allí.
• Si su empleador se encuentra en un estado con impuestos estrictos pero si nunca viajas allí, normalmente evitas la obligación de ingresos de ese estado a menos que se aplique una regla especial.
• Washington No tiene impuesto salarial pero sí impone programas relacionados con la nómina, como licencia médica y familiar pagada para los empleadores.

“Guarde pruebas claras de dónde estuvo cada día; los viajes cortos pueden generar pequeñas declaraciones de no residentes”.

Para obtener información más clara, realizar un seguimiento de la presencia, actualizar la nómina y confirmar los requisitos locales para su hogar o residencia.

Acuerdos de reciprocidad que pueden reducir la doble imposición

Los acuerdos de reciprocidad pueden simplificar el trámite cuando usted cruza una frontera cercana para recibir un pago.

Algunos estados vecinos permiten que los residentes paguen impuestos solo según su estado de origen, incluso si perciben salarios en el extranjero. Esto suele eliminar las retenciones a no residentes y reduce el papeleo al momento de presentar la declaración.

Dónde se aplica la reciprocidad y cómo reclamarla

Comprueba si tu estado de residencia y el estado en el que trabajas tienen algún pacto. Si es así, generalmente le entregas un formulario de exención específico a tu empleador para que solo tu estado de origen retenga el impuesto.

Créditos en estados residentes cuando no se aplica la reciprocidad

Si no existe acuerdo, su estado de residencia generalmente le permite solicitar un crédito por los impuestos pagados al otro estado. Este crédito reduce la doble obligación tributaria, pero podría no coincidir con tasas más altas o diferentes normas de abastecimiento.

• Conserve los talones de pago y los formularios W-2 que muestren dónde se realizó la retención.
• Vuelva a presentar los certificados de exención si se muda o si las reglas cambian a mitad de año.
• Ejemplo: Muchos viajeros en Washington, DC, utilizan la reciprocidad para evitar la doble retención.

“Confirme el estado de reciprocidad con anticipación y entregue el formulario correcto a la nómina para evitar retenciones innecesarias a no residentes”.

La regla de conveniencia del empleador explicada

Un puñado de estados utiliza una prueba basada en la conveniencia que puede trasladar la fuente de ingresos al lugar donde opera su empleador.

¿Qué estados aplican este enfoque? Arkansas, Connecticut, Delaware, Massachusetts, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York y Pensilvania utilizan la prueba de alguna forma.

Cuando el arreglo cuenta como tu conveniencia

Si elige su configuración para su beneficio en lugar de ser obligatoria por el empleador, esos estados podrían considerar su salario como si lo hubiera ganado en la empresa. Esto puede generar una exposición directa a retenciones adicionales.

Nueva York y el riesgo de doble exposición

Nueva York suele aplicar la prueba y puede imputar ingresos a la ubicación del empleador incluso si reside en otro estado. Es posible que su estado de residencia no le abone la totalidad de ese impuesto, por lo que podría incurrir en una doble tributación.

• Documente si el empleador solicitó su ubicación o no.
• Conserve los recuentos de días, las políticas escritas y los correos electrónicos de RR.HH. como prueba.
• Pídeles a los empleadores que indiquen su posición de abastecimiento y, si es necesario, ajusten los pagos estimados.

“Obtenga un lenguaje claro y por escrito del empleador sobre dónde se realizan las tareas para evitar sorpresas”.

Riesgos de viajes temporales, estancias prolongadas y residencias de un año

Incluso unos pocos días de ausencia pueden cambiar su panorama archivístico. Los viajes cortos a través de las fronteras estatales pueden desencadenar un retorno como no residente si usted realiza tareas remuneradas mientras se encuentra allí.

Muchos estados proporcionan los salarios al lugar donde trabajas, por lo que una visita breve es importante. Algunas jurisdicciones exigen la presentación de informes tras solo unos días. Otras establecen umbrales más altos. Realice un seguimiento diario para detectar la exposición con antelación.

Viajes de negocios y umbrales de días

Los viajes de negocios cortos pueden requerir que se presente la declaración en otro estado. Mantenga registros que indiquen las fechas, los lugares y los propósitos de cada viaje.

Estancias prolongadas y residencia de medio año

Si pasa más de la mitad del año en un nuevo lugar, ese estado podría considerarlo residente. Esto puede exponer no solo sus salarios, sino también sus intereses, dividendos y otros ingresos al impuesto local sobre la renta.

Estar preparado presentar declaraciones parciales de año en año tanto en las jurisdicciones antiguas como en las nuevas y asignar los ingresos según los días y las fuentes involucradas.

“Realice un seguimiento de los días, guarde los recibos e informe al departamento de nómina sobre los cambios de horario para que la retención se aplique donde usted realmente realiza sus tareas”.

1. Registre las fechas y los propósitos de cada viaje.
2. Guarde recibos de viaje, calendarios y correspondencia que muestren la ubicación.
3. Informe a su empleador sobre las estadías prolongadas para que la retención se pueda ajustar rápidamente.

Trabajadores híbridos, viajeros y transfronterizos

Los desplazamientos transfronterizos implican trámites salariales adicionales que muchos empleados pasan por alto hasta el momento de presentar la declaración. Si vive en un lugar y registra su tarjeta en una oficina en otro, debe verificar las implicaciones de retención y presentación con anticipación.

La reciprocidad puede simplificar las cosas. Por ejemplo, los residentes de Maryland que viajan a DC, Pensilvania, Virginia o Virginia Occidental pueden evitar la retención para no residentes solicitando la exención correspondiente.

El seguro de desempleo suele depender del estado del empleado según las normas laborales aplicables. Confirme qué estado recibe el SUTA y si su empleador está registrado en el lugar donde usted desempeña sus funciones.

• Verifique la reciprocidad si viaja a través de una frontera para que solo su estado de residencia retenga el pago.
• Sin reciprocidad, se esperan presentaciones de no residentes y se reclaman créditos para residentes para reducir la doble retención.
• Jornadas de seguimiento en la oficina del empleador o en casa: la selección depende de dónde trabajes realmente.
• Revise los recibos de pago e informe rápidamente las discrepancias entre varios estados a Recursos Humanos para corregir las retenciones.

“Estandarizar la incorporación transfronteriza para que la nómina capture la retención y el SUTA correctos”.

Mantenerse organizado le ayudará a usted y a su empleador a cumplir con las obligaciones multiestatales y evitar sorpresas al momento de presentar la declaración.

Responsabilidades del empleador: nómina, retención y cumplimiento para empleados remotos

Una sola contratación remota puede generar múltiples presentaciones estatales y nuevas cuentas de empleadores. Debe actualizar la nómina para retener los ingresos federales, el Seguro Social, Medicare y FUTA del personal W-2.

Registros estatales, SUTA e impuestos locales

Regístrese en cada estado donde su gente desempeñe funciones para retener los impuestos correctos y pagar el SUTA a tiempo.

Washington muestra por qué esto es importante: no hay impuestos salariales, pero varios programas de empleadores, como licencias médicas y familiares pagadas y cuidados de largo plazo, requieren remesas.

Actualización de acuerdos, direcciones y documentación

Mantenga acuerdos escritos que muestren la ubicación principal del empleado, si el empleador requiere esa configuración y cualquier exención de reciprocidad.

Registre y verifique direcciones, lugares de trabajo principales y formularios de exención. Esta información facilita las opciones de retención y reduce la exposición.

“Documente la ubicación, actualice la nómina con prontitud y utilice un EOR o PEO para contrataciones internacionales para evitar sanciones por clasificación errónea”.

1. Registre dónde tiene empleados y configure cuentas SUTA.
2. Alinee los sistemas de nómina con la ubicación actual del empleado y actualice los registros cuando se produzcan movimientos.
3. Mantener acuerdos claros y recopilar pruebas para retener posiciones.

Nexus y el impuesto sobre las ventas: cuando un empleado remoto crea obligaciones fiscales para su empresa

La presencia física de un empleado puede convertir un estado distante en una jurisdicción de cumplimiento activo para su negocio. Cuando eso suceda, es posible que tenga que registrarse, recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas allí.

Comience por confirmar si un empleado establece nexo en la nueva ubicación. Muchos estados consideran que la presencia en la nómina es suficiente para crear un nexo. Las ciudades o condados locales pueden añadir gravámenes y trámites de declaración por separado.

• Regístrese para obtener un permiso de ventas en cualquier estado donde exista nexo antes de cobrar impuestos sobre las ventas.
• Revise los umbrales de la ciudad y el condado porque las jurisdicciones locales a veces imponen sus propios requisitos.
• Coordine las plataformas de facturación y la configuración del ERP para cobrar las tarifas correctas por destino.
• Mantenga en archivo los certificados de exención y la documentación de reventa de los clientes comerciales calificados.
• Reevalúe el nexo periódicamente a medida que cambia el número de empleados y su presencia geográfica para evitar registros perdidos o cobros excesivos.

“Si tiene presencia en un estado, trate el cumplimiento como inmediato: regístrese, establezca sistemas y documente las exenciones”.

Recopilar información precisa con anticipación le ahorra tiempo y reduce futuras sanciones. Coordine a los equipos de nómina, facturación y legal para que su empresa cumpla con las obligaciones estatales y locales sin problemas.

Federal vs. estatal: deducciones, reembolsos y beneficios para trabajadores remotos

Los cambios desde la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos cambiaron la forma en que los empleados y contratistas informan los gastos comerciales y los pagos a los empleadores.

¿Qué cambió después de la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos?

La TCJA eliminó la deducción por gastos comerciales no reembolsados para la mayoría del personal con formulario W-2. Esto significa que, por lo general, no se pueden deducir los gastos de oficina en casa ni los gastos de bolsillo en la declaración federal si se es empleado.

Si es un contratista independiente, aún puede deducir los gastos comerciales ordinarios y necesarios y puede calificar para una deducción de oficina en casa cuando cumple con las pruebas del IRS.

Los estipendios imponibles y muchos beneficios complementarios deben figurar en su formulario W-2. Esto aumenta los salarios declarados y puede afectar las retenciones estatales y los pagos estimados.

Para mantener los reembolsos no sujetos a impuestos, los empleadores deben utilizar planes de rendición de cuentas que requieran la justificación de los gastos y la devolución de los montos excedentes.

• Después de TCJALos reembolsos de los empleadores se volvieron vitales para cubrir los costos de su oficina en casa.
• contratistas independientes Mantener las opciones de deducción que no están disponibles para la mayoría de los empleados.
• HRAs Proporcionar beneficios de salud con ventajas fiscales que puedan funcionar para equipos distribuidos.

Documente los propósitos comerciales, conserve los recibos y pregunte a Recursos Humanos si los pagos se informarán como salarios.

1. Confirme si un estipendio está sujeto a impuestos antes de aceptarlo.
2. Pregúntele a su empleador sobre planes responsables o HRA para reducir los ingresos imponibles.
3. Mantenga registros claros para respaldar los reembolsos y el tratamiento de beneficios.

Impuestos sobre el trabajo remoto fuera de Estados Unidos

Al aceptar un trabajo en el extranjero, las obligaciones de declaración de impuestos en EE. UU. suelen recaer sobre usted. Como ciudadano estadounidense, debe declarar sus ingresos mundiales y también podría deber impuestos sobre la renta locales en su lugar de residencia.

La exclusión de ingresos ganados en el extranjero le permite excluir hasta $126,500 en 2024 si cumple con las pruebas y tiene un domicilio fiscal en el extranjero.

Ciudadanos estadounidenses en el extranjero: presentación y FEIE

Para solicitar la exclusión, debe aprobar el examen de residencia de buena fe o el examen de presencia física. El examen físico requiere 330 días completos en un período de 12 meses.

Residencia de buena fe vs. presencia física

Residencia de buena fe Se requiere la intención de vivir en el extranjero durante un año fiscal completo. La prueba física es precisa según el calendario; los vuelos sobre océanos no cuentan como días completos.

Impuestos sobre el hogar, riesgos de vivienda y créditos

Su residencia en EE. UU. puede descalificar la exclusión. En el caso Leuenberger contra el Comisionado, los fuertes vínculos con EE. UU. invalidaron la reclamación, lo cual constituye un ejemplo importante para estudiar.

• Mantenga visas, contratos de arrendamiento, nóminas y registros de viajes.
• Realice un seguimiento de 330 días completos con cuidado si utiliza la prueba física.
• Utilizar créditos fiscales y tratados extranjeros para evitar la doble imposición.

“Mantenga registros claros de residencia, ubicación y propósitos de cada viaje para respaldar su postura”.

Normas fiscales para el trabajo remoto: tu plan de acción para este año en Estados Unidos

Comienza el año convirtiendo tu calendario en el mapa que usarás para demostrar dónde ganaste cada sueldo. Ese único hábito permite ver fácilmente cuándo un estado puede esperar una devolución o retención.

Mapee sus ubicaciones, aplique reglas y configure retenciones

Enumere todos los lugares donde vivió o desempeñó funciones y cuente los días en cada uno. Indique dónde la reciprocidad o una prueba de conveniencia podrían modificar la contratación.

Indique a la nómina que retenga los impuestos de su estado de residencia y de cualquier otro estado donde haya desempeñado funciones remuneradas. Si la nómina no puede cambiar rápidamente, planifique pagos estimados para evitar multas por pago insuficiente.

Presentar formularios para residentes, no residentes e internacionales a tiempo

Prepárese para presentar una declaración de residente, además de cualquier declaración de no residente, para los estados donde trabajó físicamente o donde se aplica el requisito de ubicación del empleador. Agregue las declaraciones de ciudad o localidad si corresponden a sus lugares.

Si tuvo asignaciones internacionales, elija con anticipación entre el FEIE y los créditos fiscales extranjeros según sus ingresos previstos y los impuestos locales. Esta decisión afecta el formulario que presente y si deberá realizar pagos adicionales.

“Mapee los días, actualice las retenciones y guarde los comprobantes para pagar con precisión y evitar sorpresas”.

1. Mapee cada lugar donde trabajó este año y cuente los días en cada uno.
2. Actualice la retención de nómina o establezca pagos estimados si es necesario.
3. Reúna certificados de exención de reciprocidad, cartas de empleadores y calendarios de viaje.
4. Revise las fechas límite para cada estado y ciudad; incluya las presentaciones de parte del año si cambió de domicilio.

Hazlo trimestral:actualice direcciones, confirme retenciones y actualice su registro diario para que esté listo para presentar y pagar a tiempo durante todo el año.

Conclusión

Un breve hábito (registrar los días y confirmar la nómina) le ahorrará tiempo y dolores de cabeza al momento de presentar la declaración.

Los estados varían ampliamente en cómo tratan los ingresos, por lo que puede esperar resultados diferentes dependiendo de dónde pasó los días y si se aplica una prueba de conveniencia del empleador.

La reciprocidad puede simplificar la retención, pero podrían surgir nexos y presentaciones inesperadas si su presencia genera obligaciones. Recuerde el límite de la FEIE de 2024 de $126,500 para ingresos obtenidos en el extranjero cuando tenga asignaciones internacionales.

Tanto los trabajadores remotos como quienes se desplazan a la oficina se benefician de registros claros. Comparta información precisa con su empleador, registre los días de trabajo y organice los beneficios y reembolsos para evitar sorpresas.

Utilice las listas de verificación de este artículo y, cuando la situación se complique, consulte a un profesional calificado para proteger su posición.

Preguntas frecuentes

¿Qué cambió con las nuevas reglas para los trabajadores remotos?

Los nuevos enfoques estatales y las decisiones judiciales han cambiado la forma en que los estados gravan los ingresos obtenidos mientras no se trabaja. Algunos estados amplían las normas de origen, otros mantienen la tributación basada en la residencia y algunos aplican la prueba de conveniencia del empleador. Esto significa que el lugar de residencia, el lugar de prestación de servicios y si su empleador exige trabajo remoto ahora afectan los ingresos estatales que debe pagar y dónde debe declarar sus impuestos.

¿Por qué los impuestos para las personas que trabajan desde casa resultan tan confusos en estos momentos?

Varios estados actualizaron sus leyes e interpretaciones en diferentes momentos, y los tribunales no han resuelto todos los conflictos. Si a esto le sumamos horarios híbridos, desplazamientos transfronterizos y diversas prácticas de retención, el resultado es una maraña de obligaciones. Es posible que deba presentar declaraciones de residente y no residente, o solicitar créditos fiscales para evitar la doble imposición, según su ubicación.

¿Qué es lo primero que debo confirmar al preparar la declaración de este año?

Confirme su residencia principal, dónde presta servicios y cuántos días pasa en cada estado. Esta asignación básica determina su estado civil, sus necesidades de retención y si debe impuestos como residente, no residente o residente temporal.

¿Cómo puedo identificar qué estados me exigen presentar una declaración y qué formularios debo utilizar?

Consulte el sitio web del departamento de ingresos de cada estado para conocer las normas de declaración, los formularios de retención y las fechas límite para residentes y no residentes. Los formularios más comunes incluyen las declaraciones de residentes estatales, los cronogramas de no residentes y las solicitudes de cambio de retención. Presente la declaración a tiempo para evitar multas.

¿Cómo debo alinear la retención del empleador con los estados donde trabajo?

Proporcione a su empleador información precisa sobre su residencia y lugar de trabajo, y complete cualquier certificado de retención estatal que solicite. Si divide su tiempo entre estados, solicite al departamento de nómina que retenga el dinero adecuadamente o planifique pagos estimados para cubrir los déficits.

¿Cómo debo realizar un seguimiento de los días en cada estado y qué documentación ayuda?

Utilice un registro diario, entradas de calendario, recibos de viaje o herramientas de trabajo geolocalizadas. Mantenga registros de vuelos, estancias de hotel, visitas a clientes y cualquier directiva del empleador. Una buena documentación respalda las declaraciones de no residentes y las determinaciones de residencia en caso de auditoría.

Si trabajo en el extranjero, ¿cómo decido entre la exclusión de ingresos ganados en el extranjero y los créditos fiscales extranjeros?

Compare la exclusión (que puede excluir ingresos extranjeros calificados mediante la prueba de residencia de buena fe o presencia física) con el crédito fiscal extranjero que compensa los impuestos estadounidenses por los impuestos sobre la renta pagados en el extranjero. Su situación, las tasas impositivas en el extranjero y sus planes de solicitar exclusiones de vivienda determinan cuál es más beneficioso.

Si vivo y trabajo en el mismo estado, ¿cómo se aplica el impuesto estatal sobre la renta?

Cuando reside y trabaja en el mismo estado, este generalmente grava su salario como ingreso de residente. Normalmente, presenta una declaración de residente allí y declara todos sus ingresos, con créditos disponibles por impuestos pagados en otros estados, si corresponde.

¿Qué pasa si vivo en un estado pero mi empleador está en otro?

Su estado de residencia suele gravar sus ingresos mundiales, mientras que el estado del empleador puede exigir la retención de no residentes si presta servicios allí. Si nunca viaja al estado del empleador y este no genera ingresos de sus actividades, puede evitar el impuesto de no residentes, a menos que un estado aplique la regla de conveniencia del empleador.

¿Importa si trabajo completamente de forma remota o híbrida con algunos días de oficina?

Sí. Los horarios híbridos generan una posible exposición fiscal para no residentes por los días trabajados en el estado del empleador. Incluso los días ocasionales de trabajo en la oficina pueden generar requisitos de retención o declaración en ese estado, según sus normas y los acuerdos de reciprocidad.

¿Qué estados no tienen impuesto sobre la renta y qué significa eso para mí?

Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no imponen impuestos generales sobre la renta personal. Vivir en uno de estos estados puede reducir la carga tributaria estatal, pero aún debe pagar impuestos de residente en otras jurisdicciones si establece su residencia en otro lugar o si obtiene ingresos de fuentes externas en estados gravados.

¿Qué son los acuerdos de reciprocidad y cómo ayudan?

Los acuerdos de reciprocidad permiten a los residentes de un estado evitar la retención y la declaración en el estado donde trabajan. Si su viaje diario cruza estados con reciprocidad, presente el formulario de exención correspondiente a su empleador y luego declare sus ingresos solo en su estado de residencia.

Si no se aplica la reciprocidad, ¿puedo evitar la doble imposición?

A menudo sí. Su estado de residencia podría ofrecer un crédito por los impuestos pagados a otros estados sobre los mismos ingresos. Normalmente, presentará una declaración de no residente en el lugar donde trabajó y solicitará un crédito en su declaración de residente para compensar la doble imposición.

¿Qué es la regla de conveniencia del empleador y qué estados la utilizan?

La regla de conveniencia del empleador grava los ingresos según la ubicación del empleador, a menos que trabaje de forma remota por necesidad. Entre los estados que la aplican se incluyen Arkansas, Connecticut, Delaware, Massachusetts, Nebraska, Nueva Jersey, Nueva York y Pensilvania. Bajo esta regla, trabajar voluntariamente desde casa por conveniencia puede hacer que los ingresos sigan estando sujetos a impuestos en el estado del empleador.

¿Cómo muestra el ejemplo de Nueva York el riesgo de doble imposición?

Nueva York aplica la prueba de conveniencia y grava los ingresos vinculados a empleadores neoyorquinos, a menos que se requiera trabajo remoto. Si su estado de residencia también grava esos ingresos, podría presentar una declaración de no residente en Nueva York y una declaración de residente en su país de origen, y luego solicitar créditos para mitigar la superposición.

¿Cuándo los viajes temporales o las estadías prolongadas desencadenan presentaciones de no residentes?

Los viajes de negocios cortos no suelen generar residencia, pero varios estados aplican umbrales diarios para la tributación de no residentes. Estancias prolongadas, patrones de trabajo repetidos o el establecimiento de una segunda residencia pueden generar retornos como no residentes o incluso la residencia parcial, lo que expone más ingresos al impuesto estatal.

¿Cómo afectan las estadías prolongadas a mi residencia y otros impuestos sobre la renta?

Las estancias prolongadas pueden cambiar su estatus de residencia y someterlo a impuestos sobre todos los ingresos en el nuevo estado. Los estados evalúan vínculos como la vivienda, el registro de votantes y la ubicación familiar, por lo que la presencia prolongada, sumada a los vínculos locales, puede generar impuestos completos.

¿A qué deben prestar atención los trabajadores híbridos y transfronterizos?

Monitoree las retenciones en diferentes estados, las implicaciones del impuesto al desempleo y qué estado declara la fuente de ingresos. Mantenga registros claros de los días de viaje y la ubicación del empleador para minimizar las sorpresas y garantizar un procesamiento adecuado de la nómina.

¿Qué responsabilidades debe esperar del empleador en relación con la nómina y el cumplimiento?

Los empleadores deben registrar dónde tienen empleados, retener los ingresos estatales correspondientes y gestionar el SUTA y los impuestos locales. Deben actualizar los registros de nómina de las direcciones remotas, mantener la documentación y ajustar las retenciones cuando los empleados cambian de ubicación.

¿Cuándo puede un empleado remoto crear nexos y obligaciones de impuestos sobre las ventas para una empresa?

Si su presencia coloca inventario o solicita ventas en otro estado, puede crear un nexo. Esto podría requerir que el empleador se registre para el impuesto sobre las ventas, lo recaude y remita en esa jurisdicción, y gestione documentos comerciales adicionales.

¿En qué se diferencian las normas federales de las normas estatales sobre deducciones y reembolsos?

La Ley de Reducción de Impuestos y Empleos limitó las deducciones detalladas misceláneas para empleados a nivel federal. Los empleadores deben reportar los estipendios y reembolsos adecuadamente en el formulario W-2 y seguir las directrices del IRS, aunque el tratamiento estatal puede variar. Confirme las normas de reporte federales y estatales para gastos y asignaciones reembolsados.

¿Qué deben saber los ciudadanos estadounidenses que viven en el extranjero sobre las obligaciones de presentación?

Debe presentar una declaración estadounidense y puede solicitar la exclusión por ingresos del extranjero o créditos fiscales extranjeros. Elija entre los requisitos de residencia de buena fe y presencia física, comprenda las normas de residencia fiscal y realice un seguimiento de sus impuestos extranjeros para utilizar los créditos o los beneficios de los tratados cuando corresponda.

¿Qué acciones inmediatas debería tomar este año para cumplir con las regulaciones en EE. UU.?

Mapee sus lugares de trabajo, calcule los días en cada estado, informe a su empleador sobre su residencia y patrón de trabajo, solicite los cambios correspondientes en las retenciones y prepárese para presentar los formularios de residente, no residente o internacional a tiempo. En caso de duda, consulte con un contador público certificado (CPA) o un profesional de impuestos con experiencia en cada estado para obtener orientación.